Excel per bar manager e barman: inizia gratis con drink cost e vendite
Per la rubrica “Gestione Finanziaria del Bar” oggi vedremo come intraprendere i primi passi, in modo totalmente gratuito, nel meraviglioso mondo di Excel. Tutti i viaggi più lunghi iniziano con il primo, importante, passo. Nel settore Beverage di oggi il fattore “Excel” è un’opzione a cui non si può non dare la giusta importanza.
Impaziente di iniziare e desideroso di apprendere come utilizzare excel in modo totalmente gratuito? Mettiti comodo e continua a leggere..
Perché un bar manager ha bisogno di Excel?
La domanda da farsi in realtà è un’altra: è importante avere un controllo capillare di erogazione nel locale, saper l’esatto drink cost di ogni drink, sapere la variazione di spese variabili e fisse, calcolare la marginalità di ogni prodotto venduto, misurare gli sprechi (e tentare di eliminarli), avere un controllo totale sulla giacenza e visualizzare grafici professionali di bilancio?
Se la risposta che ti è venuta in mente è “sì”, ho una buona notizia per te: Excel è esattamente lo strumento che stavi cercando e qui sotto vediamo come iniziare gratis con Excel.
In poche parole una gestione di erogazione tramite Excel non solo mette la basi per un controllo molto più rapido ed estremamente più preciso di tutto quello che esce e che entra nel tuo locale, ma soprattutto mette in luce quei difetti o difficoltà che, al momento, stanno rallentando o addirittura facendo diminuire le entrate economiche.
Excel quindi, massimizzando gli incassi e minimizzando le spese e gli sprechi, ti permette di aumentare il fatturato del tuo locale.
Usare Excel è difficile?
Questa è una delle domande che mi vengono poste più spesso e a cui ho sempre piacere di rispondere.
La risposta è “dipende”.
È ovvio che ci sono alcuni individui più prediposti all’utilizzo di programmi per pc ed alcuni meno ma, dalla mia esperienza, posso dire che l’unica cosa che davvero importa è l’impegno.
L’inizio è sicuramente la parte più entusiasmante e stimolante. Sarà come guidare una Ferrari da Formula 1 dopo aver appena preso la patente di guida conseguita con una Panda.
Dopo i primi giorni di studio e di gioco ti renderai conto quanto è facile entrare nel dettaglio con i fogli excel. Quello che serve è solo pazienza, buona volontà ed un buon inizio (come l’esempio che trovi qui sotto).
Il tuo primo drink cost su Excel, gratis
Bastano un foglio vuoto e quattro colonne. Per ogni ingrediente scrivi:
| Colonna | Cosa contiene | Esempio |
|---|---|---|
| A | Prodotto | Gin |
| B | Prezzo della bottiglia | 14,00 € |
| C | Millilitri della bottiglia | 700 |
| D | Millilitri nella ricetta | 45 |
Nella colonna E scrivi la formula =B2/C2*D2: è il costo di quell’ingrediente nel drink. Nell’esempio fa 0,90 €.
Ripeti una riga per ogni ingrediente e somma la colonna E: quello è il drink cost del cocktail. Dividilo per il prezzo di vendita (senza IVA) e avrai il pour cost, cioè quanto del prezzo se ne va in materia prima.
Da qui puoi aggiungere quello che serve al tuo locale: il ghiaccio, la guarnizione, una quota per il vetro che si rompe, gli sprechi. Le stesse colonne, con i dati delle vendite, ti dicono anche quali drink rendono di più.
E se Excel ti sta stretto?
Excel è perfetto per capire i conti, meno comodo quando sei dietro al banco con il telefono in mano. Per questo ho creato Drink Cost PRO: inserisci gli ingredienti con il prezzo della bottiglia e l’app calcola il drink cost di ogni cocktail, salva il menu e tiene il magazzino dei prodotti. Ne parlo in questo articolo.
Vuoi approfondire il calcolo? Leggi quanto costa davvero un cocktail al locale.